企业如何进行人员编制管理?

2022-04-11367

编制管理帮助企业优化人员配置,管控人工成本,支持业务发展。很多高速发展企业,特别是新兴赛道企业面临的问题是,业务变化快,人员扩张快,要不要进行编制管理?如果不管,担心业务和人员扩招偏离企业战略目标;如果管太细,又怕影响业务发展。

那么高速发展公司的编制应管到何种颗粒度?本文分享一家高速发展公司在编制管理上的最佳实践。

兼顾集团管控与业务灵活  编制管理实践

该公司是一家18年成立的,聚焦城市更新的资产管理集团。在城市旧改的政策红利下,集团业务高速发展,不到4年时间,员工已经近3000人,遍及50多个城市。虽然,集团在成立之初就进行了初步的编制管理,每年会规划编制总数,但是没有对各部门做严格的管控,也没有与人事流程进行衔接。

2021年,一方面随着业务的发展,人员在极速增加。另一方面随着区域业务的扩展,集团发现,如果不对各部门各区域公司进行一定的编制管控,经常会发生业务偏离集团目标的情况。为此,借助北森全模块HR SaaS系统上线的契机,该集团也加强了对编制的管控。

1)在管控范围上:为了兼顾集团管控与业务灵活,集团选择对二级组织进行编制管理,没有对二级组织下的各细分部门、各岗位做进一步管控,以保证各部门有一定的自主性和灵活性,保障业务顺利开展。

2)在管控周期上:集团要求二级组织年度制定编制规划,并在每个季度进行编制回顾,提交新季度编制申请时,需要附上业务情况,经营计划,方便OD了解各分子公司的业务进展。

3)在管控强度上:集团采用“强管控”的方式。在北森一体化HR系统中,将编制校验融入招聘需求提报、发起Offer审批、跨二级组织调入/调出、离职流程中。如遇超编,需要在系统中走编制调整流程。

结合集团管理需求,借助北森编制管理系统能力,该公司实现了以下编制管理变革。

编制管理变革


用系统解决 编制管理过程中的挑战


在实际编制管理业务中,如果缺乏有力的系统工具,仅靠线下手工方式进行管理。HR经常面临业务复杂,管控不到位,效率低下等各种挑战。


常见情况
1、超编行为只能事后管理,无法事前预警,或在流程中进行控制,实际管控效果差。
2、日常发生的大量招聘、人事变动业务中,编制的累计、更新经常不及时。

3、人员超编进行编制调整时,缺乏审批流程和调整痕迹,事后很难追溯分析。


应用北森一体化HR SaaS中灵活的编制管理能力,帮助集团获得以下价值:

更有力:将编制管控融入招聘需求发起、跨部门调动、离职流程中,在日常人事业务中对编制进行了有力管控。编制调整走系统流程,更规范。


更精细:将编制管理的管控范围从集团总数精细到二级组织;管控时间从年度管控到季度回顾,管理更加精细,帮助总部了解各组织在各季度的业务开展情况与人员变化。


更高效:编制数据结合人员变动情况自动汇总更新,无需手工计算核对,提高HR效率。编制管理能力价值


该集团未来编制管理规划

未来,集团希望在编制管理上进一步加强管理。对各部门的职级、序列进行一定的管控,如各部门高P员工的数量,M序列管理员工的数量,以各部门掌握管理者、核心骨干力量情况。

另外希望对员工类别进行一定的编制管控,如正式员工、劳务派遣员工、劳务员工分别的编制数量要求,方便后续按人员类别进行深入地分析。

在2022年3月的迭代中,我们对编制管理的能力和体验做了进一步升级,打造【编制管理3.0】。控编更加灵活,管控更加精准,体验进一步升级,希望帮助客户更好地落地编制管理的复杂场景。

1、控编灵活

编制管理支持更多细分维度,帮助用户实现灵活控编。在支持雇佣关系、职务序列、专业条线、工作地、职务、职位、用工形式、人员类别、职级9个细分维度基础上,增加人员来源、职等2个固定细分维度,同时增加5个可以实现客户自定义的细分维度,实现16个细分维度组合控编。

升级后,如果企业需要按不同人员来源控制编制,例如校园招聘的实习生区别于内部员工,可以为其单独设定编制;企业有个性化的控编维度,比如按“业务线”控编,也可以实现细分的编制管控。

2、管控精准

在企业的实际业务中,在细分编制维度下,往往对不同员工有不同的管控需求。例如对内部员工管控规则较细,希望控制到某些职级范围内的编制,如P7/P8/P9一共不超过30人,而实习生仅管控到总人数即可。

本轮升级后,产品支持一个细分编制的维度内可以多选,实现多个管控条件共用一条编制;若细分编制有多个维度,允许部分维度值为空,实现灵活精准的编制管控。

企业对占编人员范围也有很灵活的需求,例如需要某些特殊的部门如销售部不控编,某些特殊业务条线不控编,或者某些人员类别不控编等。

升级后占编人员范围的条件维度扩展到10个,可以在编制方案中设置不占编的组织,并可以通过人员来源或者企业自定义的编制维度来控制占编人员范围。支持设置多条占编人员范围,只要符合任何一条,就会视为占编。

3、体验升级

在调整下级组织或细分编制时,如果系统不支持自动层层汇总上级组织数据,就会经常提示超编,或者出现报错,需要层层手动修改调整,给HR带来很大的工作量。

升级后,新建编制或者调整编制时,支持同步增加上级编制数,填写细分编制信息时,可以查看组织编制信息,并且可以实现编制数据逐级自动汇总。

在编制填写页面体验进行了优化,填写组织编制和细分编制时,都会提示出含下级编制当前允许的最小值,辅助用户填写;维护编制、进行编制申请时,细分编制报错可以定位到行;调编申请流程中,支持在审批中进行编辑,修改和审批一步完成。

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