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疫情期间,HR如何协助员工做好心理和工作状态调试?

2022-05-27

近日,为帮助企业和HR更好应对复工,北森人才管理研究院院长周丹,在北森最新公开课中带来《疫情期间HR如何协助员工做好心理与工作状态调试》分享。


作为HR,疫情中的哪些情况让你觉得忧虑?


有人说是一种不确定性,不知道哪天能上班,哪天不能上班。不知道哪些员工可能被感染了,哪些员工能来复工。有的制造业,甚至可能工厂随时都会被关停。也有一些互联网公司,随时需要居家办公…… 


这种不确定性,让HR从业者压力越来越大。HR在组织中不仅仅是一个保驾护航的身份,同时还要关心整个组织运行的安全,以及员工的身体健康和心理氛围。此外,在疫情下,无论是关于战略,还是关于组织效能的提升,都需要我们去长期思考。


我们今天聊的话题其实比较大,就是在疫情之下我们怎么去调试员工的状态,从而更好的将组织的效能得到进一步的提升。


01关注疫情中的员工,满足基本需求 


在面临外不确定性时,无论是员工还组织,都会思考如何特别应对。但是当疫情成为新常态,我们恰恰要在不确定性中去创造更多的日常感。即便面临疫情,我们也需要保持工作效率,保持心理状态里面好的部分。


如果大家正好处在疫情中,如果你的公司面临停工停产,或者很多工作完全没有办法进行,甚至于员工的生活状态都受到一些影响。那么大家必须回到基本面,尽可能在公司层面满足员工的一些生活和基本的心理需求。


当企业在疫情中受损失比较大的时候,更需要和员工共度难关。比如在薪资上,可能会有一些打折,但是保证准时发放非常重要,甚至比准量可能更重要。


其次是员工关怀,比如一些福利的关怀,存储物资、防疫津贴、还有交通津贴等等。如果有一些关键岗位的员工必须待岗,还需要有一些特别的补贴。


另外就是员工身心健康。不管是核酸,线上体检,健康知识科普,以及对员工本人、父母配偶、子女的心理健康和情绪疏导,都非常重要。


突发疫情,如何帮助员工回归生活

突发疫情,如何帮助员工回归生活


当满足基本的心理需求后,想要更好地让员工回到正常的工作状态,还需要恢复日常感,就是日常的节奏。


在安全需求上,隔离的条件、家庭成员的安顿,管控的时候要做到心里有数;生存需求上,生活物质充足,补给有序,环境干净卫生,医疗条件有保障;最后是情感需求,如何帮助员工处理一些情绪的宣泄,情绪的调节,这方面也有很多工作可以去做。


如何满足基本心理需求

如何满足基本心理需求


当然,针对疫情可能引发的一些情绪问题,也需要提前预判,以及分析它产生的原因。比如员工在安全上的威胁,行动上的限制,会不会受一些夸大的谣言影响,都值得我们关注。


尤其是疫情下,很多员工因为长时间跟家人分离,跟周围的同事可能也好长时间没见面了。在这个时间段内,我们处理员工绩效反馈,尤其是离职解约时,也需要HR特别注意。可能平常一个很正常的沟通,疫情期间就有可能被放大为一个情绪事件。


所以对于员工情绪的关注,日常的提醒,以及最后结果的客观反馈,都需要有更为精细的安排。否则,我们会看到前段时间很多公司在进行一些人员减员,裁员等等,情况会变得更为不可控,很多员工甚至会在网上抛出一些非常极端的言论。

疫情可能引发的情绪问题

疫情可能引发的情绪问题


对于如何调节员工情绪,主要有以下四方面建议。


首先感兴趣的事要多做。音乐、电影、烹饪、撸猫……都是调节情绪的有效方式,可以引导员工多探索自己感兴趣的事。


其次是深度运动,增强免疫力。比如说最近比较火的刘耕宏,有一些公司每天都会录下来,或者在直播时组织团队集体运动。


第三是正向思考,交流吐槽。交流是一个很好的方式,虽然不一定都是正念,有时候也会有一些吐槽,但这种方式有利于情绪的合理宣泄,可以让大家获得彼此的帮扶和帮助。


最后则是科学防护。公司要建立起官方信息的输送渠道,引导员工不要轻信谣言。


02关注疫情中的工作,适应节奏 通过管理创造日常感 


当员工整体状态已经比较安稳,在管理节奏上HR还可以做些什么?


根据调研,超过半数员工觉得居家办公比在公司更累,觉得没有休息时间,一直在工作。居家办公,会造成工作与生活状态难以切割,员工一直都处在同样一个空间里。


所以我们说在居家办公时,工作和生活的节奏其实也是需要适当平衡。在保证工作节奏有效性的同时,也需要留出恰当的时间给生活。


此外还有很多人在家里是缺少工作氛围。如果没有这样一个场域,没有工作的赋能感,有时候人就会很恍惚。当然,这一过程也会引发很多的认知问题。比如注意力不集中,记忆力下降,或者容易分心。从而对工作效率,工作状态产生影响。


居家办公也需要适应期

居家办公也需要适应期


针对上述情况,其实也有一些很好的策略给大家作为参考。


首先是时间策略。居家办公也需要有明确的上下班时间。24小时都属于公司,有时候并非是一件好事。另外还需要保持计划性,会议沟通提前预约时间,避免随时随地想起就干。还有劳逸结合,工作之余也要安排个人/家务料理时间。


其次是数字工具策略。包括办公软件,数字化平台,远程会议,线上工作流程,避免彼此交叉,打乱。以及使用更创新的方式跟客户连接。


三是团队连接策略。每日例会制,对工作结果有交代,对团队支持有给予。同时注重制造团队活动和仪式感,以及赞赏和认同员工,鼓励员工之间的积极交流。


最后是一些自主的策略。将着装与开摄像头等远程办公的自主权交给员工,允许员工自我调整工作节奏,允许“开小差”,管理者要更关注工作结果,而非过程细节。 


03关注多样性,提供尊重与体面工作 


很多HR在实际工作中,都会思考或者正在面临这样一个问题:面对疫情,我们很多人力资源管理工作,都要停摆吗?


比如,新公司在封控区,我们入职时期会推迟,候选人是否会担心?招聘环节转线上,哪些环节要调整?在见不到面的情况下,正在进行的领导力发展项目要取消吗?年底的晋升、述职、调薪如何开展?计划中的人才盘点还做吗?


但其实现在全流程的在线招聘,业务经理即便居家面试也是非常便捷的,无论从职位需求的梳理,渠道,包括流程、候选人。


全流程在线招聘

全流程在线招聘


除了面试可以远程进行,很多新入职的小伙伴也可以通过远程入职的方式更快融入到工作。前期比如一些学习、辅导计划,甚至包括一些试用期的考核,都可以通过前置性的工作进行,以避免我们错失一些有效的候选人。


远程入职环节一览

远程入职环节一览


即便是领导力发展项目,同样也可以战线上。比如北森的LOC项目,用在线发展项目链接“铁三角”,员工、上级、导师紧密配合,帮助每一位关键人才实现管理转身。在保证学习任务不间断的同时,密切的跟踪整个全流程。


当然还有在线办公一揽子计划。利用利用人力资源数字化系统解决问题,包括面试&入职、新员工入职、员工培训赋能、健康打卡&每日日报、员工关怀等。


在线办公一揽子计划

在线办公一揽子计划


而在组织发展上,疫情管控会导致不少企业业绩下滑,甚至业务停滞。我们更需要统一目标行动,集结所有力量展开自救。


此外,疫情带来的经营压力也会迅速反映在组织层面,在必须做取舍时,需要反复权衡重要性,一步一步剥离,确保最后剩下的团队是精干部队。


疫情下的组织发展

疫情下的组织发展


关于复工准备。就个人来说,需要保持积极的心态,做好自我防护准备,包括个人防护的用品,管理流程,通勤策略和作息调整等。


就HR来说,复工首日我们需要摸排员工情况,理解职场防疫,包括各类日常情况的预案,管理者开工的指导,心理调试的建议,甚至向员工提供正式的说明,以及高层动员。同时我们还需要持续去管理长期复杂情况,应急管理小组灵活出勤、应急策略、以及沟通和信息披露的机制等等,这些都是非常关键的。


复工前,HR要做哪些准备?

复工前,HR要做哪些准备?


最后,在居家办公或者疫情下,HR工作量一般要增加两到三倍。所以也希望大家给HR这个群体更多的鼓励,包括关注他们的心理健康,工作量的超负荷等。


这些都是HR能够长期去做好工作的前提。    


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