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这6个建议,帮助管理者提升沟通反馈的价值

2016-07-2623306

如何在绩效管理中做到敏捷高效,及时沟通和快速反馈是非常重要的。本文作者为北森绩效云产品市场总监刘秀华女士,主要从六个方面来解析敏捷绩效的快速反馈。

以下为正文:

 

这是一篇写给管理者的文章,在正文之前我想先让大家回想几个问题:距离近一次给你的员工反馈多久了?你反馈后员工的反应是什么?距离近一次你的上司给你的反馈多久了?你自己的感受是怎样的?


反馈正是我们要探讨的话题。随着新生代员工成为劳动力的主体,怎么激励他们好的表现,为公司创造大的价值,已经成为摆在我们面前的一个重要课题。普华永道在发布的"千禧一代在工作"报告中给出了6条建议,其中一条就是"反馈、反馈、多的反馈-给予实时、客观的反馈"。德勤公司的主要创始人Josh·Bersin在一书中也写道:"多年来一直存在的自上而下,逐层强力推动的评估方法,目前正在向以反馈为中心、快速反馈、基于优势进行反馈的方向转变。"行为科学也已经证明,员工想要得到频繁的、可视的反馈结果,得到反馈结果后,有助于帮助他们调整行为,为实现目标做出多的努力。


作为一个管理者,对员工的激励比人格魅力和远见卓识为重要。为帮助员工有佳的表现,一个伟大的会在适当的时间提供正确的反馈。反馈是任何一个管理者的重要工具,无论是在小企业还是大公司。


就像需要血液,氧气和营养物质一样,大脑需要接受有关它做的怎么样的评论。反馈可以激活大脑中的情绪中枢,它使大脑使用高层次思维技巧来决定如何继续做好工作,使好的好,或者做出改变来改善需要改进的工作。你的领导能力很大程度上依赖于你给予和接受反馈的能力。


反馈是一把双刃剑。如果提供有效的反馈,可以激发、提升和激励员工做得好。然而,如果不好的反馈也可以导致挥之不去的愤怒,消极怠工,怨恨,失去尊重和损害的关系。

那么怎样才能做好员工反馈呢?


1、把反馈当成礼物


管理者:反馈是要送出的礼物,我们要友好的给予。
员工:反馈是收到的礼物,我们要认真地打开它,开心地接受它,谢谢反馈者。
如果我们这样看待反馈,就可以打开建设性建议的闸门,找到无数个让业务运行好的方法。


2、及时快速反馈


如果你要对某件事情或某个状况进行反馈,就一定要及时快速进行反馈。特别是如果你们团队正在朝着一个特定的目标努力,你希望保持这一势头,及时对员工的进步进行反馈、认可是非常重要的。进步是激励员工完善自我的强大动力,会激励员工好的表现。及时反馈有利于员工形成“取得进步—认可—大的进步”这样的良性循环。
即便是给予负向的反馈也要及时,给予负向反馈是困难的,但是他不会随着时间的推移变得容易。如果你等待三个月的时间告诉某人他的表现是一般的,他通常不知道该怎么调整去适应变化。并且如果时间太长太依赖于记忆,信息还可能是错误的,员工也倾向于去解释,而不是接受然后改进。
目标科学的佳实践指出,每周都对目标进行回顾、完善,就为企业创造出了一个频繁反馈的氛围,目的是为了帮助员工好地成长进步。客户可以根据企业的实际情况,建立双周或单周的反馈机制,同时为了保证沟通的频率,建议由员工主动发起沟通,关键进展要及时沟通。及时反馈可以让员工及时调整自己的目标、工作思路,保证目标及时响应外界环境的变化,保证目标的适应性。


3、多做正向反馈


我们对负向反馈的反应往往比正向反馈的反应,情绪加激烈。换句话说我们输掉100块的难过往往比赢得100块的开心强烈。JohnGottman(一位华盛顿大学教授)在他的书中建议,如果你想让你的婚姻幸福,你们正向互动与负向互动的比例至少要5:1。用在工作中也是一样,Andrew Miner教授的研究发现,员工对来自老板的负向反馈的反应激烈程度是对老板的正向反馈的反应的6倍。
所以你应该避免不经意地批评你的雇员。例如,如果一名员工写了一份方案的初稿,经理可能会有一些修改的建议,即使草案通常是好的。在这种情况下,管理者应该清楚地沟通,他们的修订只是建议,他们并没有批评员工的表现。
当然,如果员工确实表现太糟糕,你不得不进行负向反馈。这种情况下要注意你反馈的目的是提高员工的表现,指明前进的方向。你应该采取措施来缓和情绪,你要让你的员工把重点放在你想传达的信息上,而不是任何强烈的负面情绪。还要注意确保你的批评在私下里进行。没有什么比在你的同事面前被批评丢脸的了。保持你的语调也很重要的,让你的员工了解仍然有你的支持和尊重。
正向反馈与负向反馈不同,管理者应该慷慨地、公开地、在每一个机会,特别是在项目的重要结点,表扬他们的员工,要尽可能经常地告诉你的员工你对他们的努力工作有多欣赏。


4、要客观、具体地进行反馈


反馈要基于事实,基于你看到的,不要陷入你认为发生的事情。例如,你可以说你所需要的报告并没有准时完成,但不要认为这是因为他对他的工作不感兴趣。相反,可以谈论没有按时完成报告对公司和他人的影响。给他一个机会来解释为什么它没有在后期限完成。
反馈要具体,避免说一些模棱两可的话。人们普遍对具体的、积极的建议做出好的反应。避免说一些,“你这个报告水准不够”这些模棱两可的话,可以说一些具体的和积极的指出你想完成的任务,例如,“我们这次报告的汇报对象是高管,你的报告中太多的产品细节介绍可以简化,要加强我们的方案给客户带来的价值,2天后我们再看一下你的报告。”


5、反馈不是单向的,而是双向、多向的


除了经理要及时快速的对员工进行反馈,还可以邀请员工对经理、公司进行反馈。同时还可以邀请同事对员工进行反馈。这样可以让反馈加客观,可以让员工清楚的认知自我,做出改进。


6、反馈要简单、易开展


不论是GE“PD@GE”、微软的“The check in”、德勤新的绩效系统,还是Google的“OKR”,在有一点上都是共通的,那就是鼓励不断向前、快速、实时的沟通反馈。并且以一种特别简单易行的方式进行沟通反馈。
北森目标管理支持基于目标与关键任务进行快速、频繁、有效的沟通反馈。系统完全采用社交化的设计思路,简单易用。除了上下级之间的沟通,你还可以@相关同事,寻求一些支持建议,同事也可以给予反馈意见。你看到同事的目标及进展情况,也可以主动给同事一些建议。支持工作成果的及时上传,经理可以对工作成果及时认可、或提出改进建议。
目标和关键成果进展,及时沟通,@相关的同事、经理,有成果可以直接上传。

 绩效管理系统

经理或同事会收到相关提醒,可以直接回复反馈建议。

一体化人才管理平台

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单周、双周或一个月一次的1对1沟通,就目标和关键成果的完成情况、存在差距、改进方案进行沟通,可以直接在系统中记录下来。


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可以就目标和关键成果的完成度及时进行评价反馈。注意:这里是对目标和关键成果完成度的评价,不是对人的评价。当然这个要根据自己企业文化,管理风格选择性应用。


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结语:快速反馈不仅仅是一种时尚,它是一种主要趋势。快速反馈缩小了公司目标和员工目标之间的差距,快速反馈激发了员工的潜能,促进了员工的成长进步,快速反馈提升了管理者们的教练技术。反馈是把双刃剑,从某种程度上讲你的领导能力就是给予和接受反馈的能力。但是宝剑配英雄,反馈这把双刃剑需要有责任心,关注员工成长的管理者。


快速反馈是北森敏捷绩效管理核心价值主张之一。本文是北森《敏捷绩效管理》系列文章之快速反馈。北森敏捷绩效管理核心理念,目标驱动、快速反馈、激发潜能、一体共赢。系列文章还在继续,敬请关注北森官微。

 

参考文献:《Feedback is the KillerApp: A New Market and New Model of Management》by Josh Bersin、《The Delicate Art of Giving Feedback》by HBR