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如何借助科技完美管控集团化企业?

2018-03-2119373

招聘管理系统(ATS)现已成为越来越多集团企业的标配,由于集团企业具有组织机构多、层级深、招聘团队分布广的特点,常常动辄几十个账号、上百个账号在同一个系统上在线进行招聘工作,严格合理的控制各类角色、各分子公司招聘团队的权限并不是件简单的事情,是否合理划分权限会直接影响系统能否正常使用。


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那么,如何完美管控集团企业?我们可以设定一家集团企业:海森集团,海森集团下属金融、地产、航空三大子集团,每个子集团又下设多级部门:


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在这个案例中,我们将权限体系下的用户划分为两类:

    

类:管理员


集团系统管理员(或者称为租户管理员)Derek:拥有能想到的系统所有权限(一个系统只能有一个,账号一般由集团总部信息部高层掌管 ) 。


地产子集团系统管理员Alex:主要负责管理地产集团的业务用户,如果有新的招聘专员入职,就会申请系统管理员为Ta新增一个业务用户也就是账号。(系统管理员一般由企业信息部人员或者分子公司招聘团队的Leader担任。系统管理员角色是不能访问业务数据的,简单来说,系统管理员是无法看到企业所有的招聘数据)。

    

第二类:业务用户


地产子集团招聘经理Lisa:可以访问被授权范围内的功能和地产子集团的招聘业务记录; 

地产子集团部门招聘专员Emily:可以访问被授权范围内的功能和自己负责的招聘业务记录;


看到这里如果感到有些迷惑没有关系,我们先记住以上角色,他们很快就会再次登场。


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一、分级授权、解放集团系统管理员


分级授权的核心理念是一级授予下一级的权限,包括授权下一级用户可以使用的权限以及可以再进行分配的权限。分级授权可以解放各级系统管理员,尤其是集团总部的系统管理员。


在没有分级授权的日子,集团总部系统管理员Derek每天做的事情就是打开邮件,看一下是否有下级或者下下级或者下下下级组织的某个不认识的招聘专员需要增加什么权限。


例如地产子集团-部门b1的招聘专员Emily刚刚通过邮件向Derek申请系统账号,但是Derek根本不认识这位子集团三级部门的同事,这让Derek苦不堪言。


这不仅增加了集团总部招聘管理员的工作量,是为系统的权限控制带来了管理风险,因为集团总部的管理员很难具体了解到各级组织的人员及业务分工。


通过分级授权,Derek在地产子集团任命了一位系统管理员Alex,并授予Alex可以创建地产子集团业务用户的权限,如果未来地产子集团下属各级部门需要创建业务用户时,就可以请了解情况的Alex完成了。分级授权可以优化整个集团的授权体系的创建,同时也推动了集团招聘管控体系的落地。


二、基于管理单元,简化管理者角色授权


地产子集团招聘经理Lisa周一找到了系统管理员Alex,投诉说有个下级部门的招聘情况她看不到了,可能是因为这个部门的招聘负责人刚刚发生了调换。Alex意识到,应该启用权限管理单元(MOU)的授权方式了。因为在此之前,地产集团的所有Recruiter都是采用将负责的招聘职位共享给Lisa的形式。


地产集团的系统管理员Alex分两步实现了Lisa的MOU授权:


步: 建立与地产子集团对应的权限管理单元-地产管理单元(MOU)


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第二步:将地产管理单元授权给Lisa


设置地产管理单元(MOU)包含地产行政组织的下级,那么Lisa就自动拥有地产集团的所有下级各级组织的招聘数据记录权限。不需要再把地产集团的部门1、部门2等等单独授权了。如果地产集团增加了新的部门,Lisa也将自动拥有该组织机构的数据管理权限。


三、高阶应用:灵活可配置的字段级权限


Lisa作为招聘经理可以进行一些招聘的基础配置工作,例如建立地产集团的招聘流程,而Emily作为招聘专员是不允许配置和修改招聘流程的,这个权限分配场景是简单的对于功能操作的授权,一般我们通过设置不同的角色:招聘经理、招聘专员,然后为不同的角色设置可以访问的功能菜单即可。


还有一种细化的权限要求,例如可以设置在offer审批的过程中,招聘专员只能看到薪酬字段但不能编辑,部门总经理可以在审批时编辑薪酬数据。这时可以通过定义用户身份(Profile),设置该身份对于某个对象的字段是拥有只读权限、编辑权限还是根本看不到这个字段。再将定义好的用户身份(Profile)授予不同的用户,就可以实现字段级的权限控制了。


面对集团化企业“纷繁复杂”的组织模式和“收放自如”的管控要求,北森不停提升权限管理体系以便轻松应对,帮助客户建立真正的集团化云招聘管理系统,实现客户成功。


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