HRD如何从0到1搭建人力资源业务流程体系?

2020-12-08836

好的流程可以让业务运作顺畅,明晰权责管理,提升效率与业绩,帮助企业持续改善并应对不确定性。具体到企业的人力资源管理,业务流程的梳理也是开启高效人力资源管理的开端。员工的入、转、调、离等业务涉及用人部门、人力、财务、IT各方面的审核与协同,又涉及组织架构、员工汇报关系、合同主体等各方面信息,还要与薪酬、假勤等业务联动,可谓纷繁复杂,HRD如何从0到1搭建人力资源业务流程体系?我们来看看新手HRD Linda面临的挑战与应对之道。

一团乱麻的HR业务流程:

35岁的Linda从BAT空降到2000人规模的中型互联网公司做HRD,斗志昂扬的她正准备大施拳脚的时候,却发现眼前困难重重。快速发展、日新月异的互联网公司,人力资源流程像是一团乱麻:有些环节走邮件审批,却没有抄送给HR部门的关键人,事后核对审批过程非常困难;有的流程线下手工签字,时间一长更无从考证;业务快速增长,员工调岗、组织调整频繁,员工合同可能要重新签署,汇报关系要跟着调整,薪酬、假勤业务也要随之变化。HR忙翻天,却错漏百出,员工不满意,业务主管也在抱怨效率低。

Linda首先开始建立人事流程SOP(标准操作程序),但很快她意识到,SOP仅是流程化管理的前提,要想真正改变现状,必须借助系统工具。有了工具才能让流程真正按标准执行,让业务前后衔接、让数据同步更新,于是她开始了系统选型之路。

开始进展并不顺利,接触了几家厂商后,Linda发现:有的系统本身没有或只有简单、僵硬的工作流功能,要想满足业务需求只能依托定制化开发,耗资不菲;如果选择只做流程的BPM厂商,流程功能虽然强大,但HR系统需要单独采购,且需要通过大量开发工作才能将HR系统与流程平台打通,同样费用昂贵,后续如果业务变化还需要再次开发。更重要的是,Linda所处的互联网行业,业务发展日新月异,组织与流程也随之快速变化。Linda需要的是能够支持未来变化、灵活、可拓展的解决方案,而非一次性开发,后续调整困难的固化功能。

在考察了几家国内外厂商后,Linda几乎要放弃了。而一次同行聚会中,圈内朋友推荐的北森HR SaaS系统,尤其是其中的的工作流方案让她眼前一亮,重新看到了希望。

早在15年,北森核心人力云产品研发之初,就十分重视工作流产品的开发,五年来,经过与上千家客户需求的碰撞,无数次产品迭代,最终形成了贴合人力资源应用场景,全覆盖、精细化、灵活敏捷、可配置性强的工作流解决方案。

01打造全场景流程闭环

Linda所在的互联网公司,伴随着业务的急速发展,人员也在快速增加,每个月都有大量新员工入职,还有员工的转正、调动、离职等业务,每一天都会有上百条流程发生,涉及合同的变更、薪资的变化、人员考勤规则、汇报关系的调整等。当Linda面对这些流程时,她需要一个高效、全面的解决方案。

北森工作流解决方案结合上千家用户的需求与实践,预置了20多条人力资源业务流程,覆盖offer审批、员工入职、转正、调动、晋升、合同续签、离职等各项人事业务,请假、加班、出差等假勤业务,以及定薪、调薪、发薪等薪酬业务,几乎覆盖人力资源全业务场景,满足企业常见需求。

工作流是北森HR SaaS一体化解决方案的有机组成部分,工作流审批结束后,与组织人事、薪酬、假勤等业务完美衔接、数据联动、快捷高效。

工作流不仅提供审批流,还预置业务流程,例如离职流程中,除离职审批之外还可以触发离职交接;入职流程,可以触发入职代办;调动流程,可以触发合同转签,并嵌入高效的电子合同签署功能;这些业务流程提升运营效率的同时也提高了员工体验。

人力资源全场景流程闭环

02精细化权责审批

权责明晰是企业建立制度流程的关键。在梳理业务流程的过程中,高潜员工Tim的跨部门转岗流程让Linda感觉到头疼。Tim在本部门工作三年来,取得了不错的成绩,他希望调整部门和岗位,接受新的挑战。在这个过程中,既有薪资的调整又有汇报关系的变更,根据公司的薪资保密规定,薪资权限是由事业部负责人和HRBP负责的,而直接主管没有权限。Linda在思考调动工作流中,怎样在一条流程中根据角色完成不同事项的审批?如何在系统中正确实现审批人的设置呢?

  • 北森工作流解决方案提供“字段级”的精细化审批内容权限控制,根据角色灵活控制审批节点中对于任意字段的查看、编辑权限。比如在员工Tim的调动流程中,就可以让HRBP拥有薪酬权限,而在直接上级的审批环节中,不能看到薪酬相关的内容。

  • 还提供“灵活到人”的审批人配置,根据业务需求,可以基于汇报关系、职务、职位、系统身份等组织规则设置审批人,也可以按流程变量、流程矩阵等灵活个性化地设置审批人,满足企业多样化的审批关系需求。

字段级审批内容配置

03 敏捷应对组织变革和流程调整

Linda所在的互联网行业,外部生态变化快,业务发展迅速,组织形态随之变化频繁。相应给业务流程也带来了更多挑战,包括审批关系、流程规则调整,删减与新增流程等。Linda需要一个能及时、准确地响应组织变革带来的影响,快速调整,保证业务流程平稳运行的方案。


  • 北森流程产品正是基于当前快速组织变革需要进行设计的,通过节点复制、流程条件复制、流程复制等功能可实现流程的快速复制、微调复用,敏捷响应变化。

  • 提供循环审批功能,在企业中各体系组织架构层级不统一时,可以实现在一个节点循环执行上级审批,直到达到审批要求。不同组织层级的体系不需要分别配置,当组织架构层级调整时流程也无需调整,大幅简化了流程配置、后期维护工作量。

  • 通过流程矩阵功能,可以根据企业的审批职责划分,快速维护不同地点、不同职级等条件下的审批人。流程中直接引用审批矩阵,从而简化流程配置。当企业新增地点,或审批权责重新划分时,可以一键调整矩阵,进而调整所有流程的审批关系,极大地降低流程修改工作量,确保流程运行的准确性。

  • 流程的一键仿真功能,在组织调整后,无需搭建虚拟环境,无需录入测试数据,即可一键进行模拟测试,查看新流程是否按照预期准确运行。

流程访真

04 低成本、0开发支持个性化流程需求

对于像Linda这样的中大型公司来说,除了人事业务流程外,还有很多个性化的员工自助服务类审批流程需求。比如员工的电脑补贴申请、生日/婚礼奖金、内推奖励、用章申请等等,这些业务细小且繁杂,却关乎每一个员工的工作体验。Linda很希望把这些申请都纳入到系统中线上完成,提升效率与员工满意度,并且实现数据协同。

  • 在北森工作流解决方案中,基于北森PaaS平台,提供灵活、开放的平台定制能力,帮助每一个企业解决个性化业务流程需求。

  • 低成本,0开发,企业的HRIS无需Code能力,通过7个步骤,12个配置项即可便捷搭建自定义流程。

  • 并且支持对接薪酬,用于工资计算,同步数据,提升效率。还可以自动适配移动端,提升员工应用体验。

灵活、开放的平台定制能力

顺畅的工作流背后是清晰的权责管理与高效有序的业务运营,在企业选择人力资源管理解决方案的过程中,工作流能力不能忽略,应该成为选型中的考查重点。

北森强大的工作流解决方案,覆盖全场景闭环的流程管理,精细化审批权责,赋能业务,助力组织变革,支持企业个性化需求。并且提供流程异常报告、流程总量分析等功能,帮助企业不断优化流程管理,保障流程高效运营。众多客户选择在北森核心人力云平台中完成人事业务流程管理,让流程和数据同步、顺畅、统一。

Linda公司的北森人力系统已经上线一年了,借助工作流解决方案将人力资源业务流程梳理清晰之后,Linda也在HRD的工作上得心应手,她开始将更多的精力投入人力资源对业务需求的支持上来。随着业务的发展,Linda也迎来个人职业发展的绽放与收获。