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一文总结:2025 HR出海数据合规要点

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2025-02-17 出海 资料下载

随着经济全球化的加速演进,2025年的中企出海步伐将愈发坚定,同时也面临着更加复杂多变的数据合规环境。不同国家和地区对于数据的收集、存储、使用、传输以及跨境流动等都制定了越来越严苛的法律法规和监管要求。一旦企业出现疏漏,不仅可能面临高额罚款、业务受限等严重后果,还会对企业的声誉和品牌形象造成难以挽回的损害。

随着经济全球化的加速演进,2025年的中企出海步伐将愈发坚定,同时也面临着更加复杂多变的数据合规环境。不同国家和地区对于数据的收集、存储、使用、传输以及跨境流动等都制定了越来越严苛的法律法规和监管要求。一旦企业出现疏漏,不仅可能面临高额罚款、业务受限等严重后果,还会对企业的声誉和品牌形象造成难以挽回的损害。
比如某汽车新势力企业因违反欧盟隐私保护法律,被罚 2 亿欧元,对其海外业务发展进程产生了极大的负面影响。由此可见,数据合规已成为中企出海过程中不容忽视的关键问题。

在前不久,北森与汉坤联合发布了《中企出海人力资源管理数据合规白皮书》,总结并分析了多个国家和地区的最新人力资源管理数据合规要求。那么,针对2025年中企出海的数据合规需求,HR究竟应当聚焦于哪些要点呢?又该如何去繁从简,直指关键呢?那么就跟随白皮书的视角,为大家带来深度解读!

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01 不同法域规则大不同,需量身定制数据合规方案

不同法域各具特色的合规要求,提醒中企在出海过程中需因地制宜,深入了解当地法律法规以及背后的文化、社会与经济背景,量身定制数据合规方案。

① 欧盟 

欧盟的《通用数据保护条例》(GDPR)堪称全球数据保护法规的标杆,自 2018 年 5 月生效以来,以其严苛性令众多企业 “谈之色变”。该条例对个人信息的定义极为宽泛,几乎涵盖了所有能够直接或间接识别自然人的信息,从常见的姓名、地址、身份证号码,到看似不起眼的 IP 地址、设备标识符等,无一遗漏。

比如在个人信息的收集与使用方面,GDPR 遵循严格的 “合法性、正当性、必要性” 原则,企业必须有明确且合法的理由才能收集员工信息,并且需提前获得员工的明确同意等。

② 美国 

美国的法律体系呈现出联邦法律与州法律并存的独特格局,在数据保护领域尤为明显,这使得企业面临着错综复杂的合规环境。在联邦层面,诸如《健康保险流通与责任法案》(HIPAA)、《儿童在线隐私保护法》(COPPA)等专项法律,分别针对特定领域的数据保护制定了严格规则。

与此同时,美国多个州也纷纷出台各自的数据保护法规,其中以加利福尼亚州的《加州消费者隐私法案》(CCPA)最为引人注目。这意味着,中企若想在美国市场站稳脚跟,不仅要关注联邦层面的碎片化法规,还需深入研究各州法律的细微差别,制定因地制宜的合规策略。

③ 新加坡 
新加坡作为亚洲的重要金融与商业中心,其数据保护法规在国际上也颇具影响力。其《个人数据保护法》(PDPA)明确规定了企业在处理个人数据时应遵循的一系列原则,包括同意、目的限制、数据质量、数据保护、公开透明等。

与欧盟 GDPR 相比,PDPA 在某些方面给予企业更多的操作灵活性。例如,在个人信息的收集环节,企业在合理且必要的业务场景下,可基于 “合法利益” 进行信息收集,而非一味要求员工或客户的明确同意,这为企业日常运营中的数据收集工作提供了一定便利。

④ 其他新兴市场 

随着中企出海版图的不断拓展,一些新兴市场逐渐成为投资热点,这些地区的法律法规具有鲜明的特色,为企业带来了全新的数据合规挑战。

比如阿联酋的数据保护法规在尊重当地宗教信仰与文化传统的基础上,强调对个人隐私的保护。企业在处理员工个人信息时,需特别注意宗教信仰、家庭状况等敏感信息的处理方式,避免因文化冲突引发合规风险。

南非在人力资源数据保护方面也有独特规定,如企业在招聘、员工管理等环节收集个人信息时,必须严格遵循南非《就业公平法》等相关法律要求,确保信息收集的公平性、合法性,防止因种族、性别等因素产生歧视性数据收集行为。

哈萨克斯坦等中亚国家对关键基础设施领域企业的数据安全提出了更高要求。中企若涉足当地能源、通信等关键行业,在处理人力资源数据时,不仅要满足一般性的数据合规标准,还需重点关注国家关键信息基础设施保护相关法规,确保数据不被非法获取、篡改或滥用,维护国家经济安全与社会稳定。

《中企出海人力资源管理数据合规白皮书》的附录3部分,目前已完成了欧盟、美国、新加坡、南非、阿联酋、哈斯克斯坦六个国家/地区的数据合规要求详细论述,您可以与北森联系来获取完整纸质版文件。👇

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△ 点击下载可获取白皮书完整版

02 个人信息处理细节定成败,需建立具体合规指引和路径

掌握人力资源管理数据合规的关键,核心就是要聚焦于个人信息的收集&使用、跨境传输、存储&删除、主体权利响应、安全保障这五个方面,并做好相应的合规应对机制和路径。

比如在收集与使用方面,各法域依据信息的可识别性来界定个人信息,敏感信息的范畴也存在差异。多数地区都将获取同意作为合规路径之一。比如在招聘环节,应遵循同意原则,明确告知候选人数据的使用目的、方式和范围。对于员工信息的处理,则需区分必要与非必要信息,以此判断是否需要获取同意。在实际操作中,要注重同意的有效性,对于无需同意的情形,应遵循最小必要原则。

跨境传输数据时,多数法域可将数据传输至同等保护水平的地区,并设置了白名单、签订合同等机制。企业可选择跨境传输协议、获得员工同意、制定公司规则或采用白名单机制等方式将数据传输出境。同时,不同国家和地区在跨境传输合规要求上也存在一定差异,如俄罗斯就另有本地存储与审批要求。企业若要将员工数据传输至境外总部,需确保接收方具备足够的数据保护能力,并签订符合要求的跨境传输协议等。

存储与删除个人信息应遵循合法性与必要性原则。应聘者的信息在规定期限或目的达成后应及时删除,员工在职期间可依据最小化原则收集和存储其个人信息,员工离职后可在法定期限内继续存储其个人信息,期限届满后及时删除,如届时有特殊情形仍需继续存储的,可能还需获得其同意。例如,企业在招聘结束后,若未录用某候选人,应在合理期限内删除其个人信息。

在主体权利响应方面,各法域赋予了主体多种权利及相应的响应期限,企业应建立完善的响应机制。当员工要求查阅、更正或删除其个人信息时,企业需在规定时间内做出响应并妥善处理。

安全保障方面,企业需从组织、制度、技术等多维度着手,设置安全团队、制定管理制度、采取技术措施、落实评估任命等合规动作,全方位保障个人信息的安全。例如,企业可采用加密技术对员工数据进行加密存储,防止数据泄露。

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△ 点击下载获取白皮书完整版

03 合规覆盖员工全生命流程,需制定人力资源数字化合规策略

中企出海阶段多样,人力资源管理需求各异,但构建 “全球一张表” 的架构十分必要。这一架构能够整合全球人力资源数据,实现数据的集中管理与共享,提升管理效率,同时确保在不同国家和地区的数据处理都符合当地法规要求。

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△ 点击下载获取白皮书完整版

比如在招聘环节,企业要严守同意、最小化、未成年用工等合规要求。确保应聘者充分了解个人信息的使用情况并获得其明确同意,遵循最小化原则收集必要信息,严格审查应聘者的年龄,避免出现未成年用工风险等。

员工管理过程中,需依据不同国家的规定定制采集模板,控制敏感信息的访问权限,妥善处理考勤数据等。不同国家对员工隐私信息的保护要求不同,企业应根据当地法规调整员工信息采集的内容和方式,对员工的敏感信息,如薪酬、健康状况等,设置严格的访问权限,防止信息泄露。

离职管理方面,企业要严格遵守当地法律法规,妥善处理离职员工信息的保留和删除。在某些国家,可能要求企业在员工离职后保留一定期限的信息以备查询,企业需按照规定执行,同时对删除的信息进行妥善记录,确保操作的合规性和可追溯性。

04 写在最后

随着各国法律法规的不断演进以及技术的迅猛发展,企业面临的挑战也将日益复杂多变。但挑战与机遇并存,重视数据合规的企业将在海外市场赢得更多信任,吸引优质人才和提升品牌形象,进而抢占市场先机。

中企唯有紧跟时代步伐,将数据合规理念融入企业文化与日常运营,才能在波涛汹涌的国际商海中乘风破浪,驶向成功彼岸。

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