与杉科技-创业公司的员工赋能心法
与杉科技-创业公司的员工赋能心法

背景介绍

与杉科技是一家为个人及中小企业提供车辆抵押贷款业务的信息咨询服务和一站式整体金融解决方案的公司。目前主营业务有两大板块:计算机软件系统开发和车辆抵贷业务。公司希望为大型金融机构无法覆盖的广大三四线城市客户提供金融支持,助力客户实现更好的人生发展。

快,是与杉科技给人的第一印象。公司自2017年6月成立至今不到1年时间,从51人快速扩张,公司人数、覆盖区域、分公司数量都呈现爆炸式增长。目前,与杉科技业务由深圳为起点,布局全国40余个城市,分为6个大区,开设50余家分公司及微型公司,拥有近千名员工。

基于普惠金融的服务愿景,在短短半年多的时间里,与衫科技迅速在三四线城市密集布点,超高速的增长和复杂的区域管理给HR部门带来了巨大的压力。与杉的总部HR团队在只有4人的情况下,仍保持人力资源工作的顺畅运行。“公司人员规模在500人之内时,人力资源工作确实面临了很大的难题。而现在我们制定了相应的工作流程,只要保证流程顺畅,就能事倍功半,工作的效率与效果双双提高。”

与杉在人力资源管理上,遇到的3大难题是:

  • 人员爆发式增长。短短4个月,公司人数从51人增长到900多人。从招聘到劳动合同签署,档案管理,人员培训,考勤薪酬等等各方面的工作量呈几何级数暴增。

  • 成立时间短,底子薄。需要从0开始,梳理各项制度流程,建章立制。全国各地分子公司众多,不仅需要考虑本地管理,还要兼顾各地区的差异。

  • 跨区域管理。全国各地的劳动政策差异不小,譬如涉及法定福利政策、产假等政策的相关规定都各不相同。由于办公地点的分散,HR无法直接深入一线,企业文化如何宣贯到员工;对员工每日的工作情况、业绩的达成情况均无法做到有效管理。

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解决方案

  • •借力系统

想要解决短期暴涨的人力资源服务需求,可选的方案有两种:增加人手或者让流程自动化。作为HR负责人,雨飞给出的解决方案是:人手不增加,通过系统来解决问题。在选型过程中,与杉科技提出的需求是:系统快速上线,未来可对接其他系统,支持全员使用的移动端,无需专职的IT人员。当然,系统安全和性价比高是选择的基本前提。

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经过多轮比选,北森脱颖而出。自2017年9月进场实施后,北森的实施顾问不到两个月就完成了整个系统的配置工作,11月正式上线。整个人力资源的流程都通过北森iTalent系统实现了在线管理。

  • •流程初始化

鉴于与杉科技的流程需要从0开始,北森的实施顾问通过实践经验和云端资源,给与杉提供了大量的标准流程支持,使整个流程规章的建立更为顺畅。由于分公司众多,系统中的流程设置可在新成立的公司整套复用,便于公司的统一管理。

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  • •自动入职

员工入职是一项需要HR、行政、IT、业务等众多部门相互配合的工作。与杉科技的HR们每天都面对大量的人员入职,如何提高效率,让各部门间信息无缝对接,对保证入职流程的顺畅平稳非常重要。通过北森Onboarding系统,入职管理全流程在线清晰可见,各配合部门可根据任务清单完成入职准备工作;各入职环节准备情况一目了然;HR也可一键发送入职邮件,让员工完成个人信息的采集,减少HR的工作量。整个入职流程在系统帮助下,无需额外沟通,即可快速完成。 

  • •移动办公

希望员工更多参与人力资源管理工作,实现管理赋能,就需要让人力资源系统便于日常使用。由于公司开始上线北森假勤管理模块,通过北森系统集成,员工只需单点登录就可以完成全部人力资源相关系统操作。人事制度的查阅、请假补签、审批进度查询等工作都可一键完成,方便员工的同时,也大量节省了HR对重复问题的咨询回复时间,大幅提升HR的工作效率。

另外,尤其值得关注的还有“在线审批”功能,通过手机端,领导即可随时随地轻松实现各项流程的批示,节省了线下的传递,也更便于异地之间协调。

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  • •跨区域管理

跨区域管理是摆在与杉科技HR团队面前最大的困难。如何能够了解当地员工每天的工作情况、是否到岗,总部的政策是否得到贯彻等工作之前是通过收集报表完成,成为了HR每天的必修课:分公司上传excel表格到区域,区域再汇总到总部,总部最终汇总。每天有大量重复性工作,且数据偏差在所难免。北森人力资源管理系统上线后,各地负责人员只需在线上按时完成操作,各项数据及其变动趋势即可在系统中自动汇总呈现,总部实现了在线了解各地员工工作情况。

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  • •管理赋能

与杉科技对于人事行政条线的工作要求是“服务员工、管理赋能”。具体落实到工作中,首先要完成的就是“及时、准确”。

  • •苦练内功

想达到“及时、准确”的效果,除了通过系统提升效率外,苦练“内功”也非常重要。与人打交道的工作,不是都能通过系统解决。

与杉科技的人力资源总部通过体系和流程建设,将入职、离职、调岗、转正、考勤、社保、薪酬、员工培训、行政、报销等十几项工作的标准建立起来,并通过工作说明书的形式传达给各分公司。

每个模块都有一份结构完整、流程清晰的操作手册,包括SOP手册、工具,事例型表单等等。与杉科技的HR总部除了通过入职、新员工培训进行集中讲解操作手册外,还通过每周周会进行形式多样的深入培训,培训的效果与绩效考核、绩效面谈结合。这不仅为了对员工进行考核,更重要的是帮助员工成长,通过即时反馈让员工更快提升,目标是打造“从小白到专家”的高速成长通道。

  • •深入业务

除了加强人事行政团队的自身能力,HR更重要的工作是支撑业务发展。支撑业务不能闭门造车,各项政策的颁布都需要HR团队充分了解业务端的实际情况。据此,与杉科技创建了制度设计的四步法。第一步:通过会议沟通思路,定位目标,形成初稿;第二步:在制度施行区域内进行意见征集,应用反馈修正内容;第三步:相关部门复核并审定制度;第四步:专题培训宣讲+效果跟踪。通过从前到后的流程,保持政策设计与业务现状的匹配,保证每一个政策都落地和接地气。

未来发展

  • •拥抱技术

谈到未来的发展,“技术角度来讲的话,我是比较拥抱互联网的,我也比较敢于尝试,我觉得吃螃蟹没有什么。”与杉科技HRD李雨飞表示。

例如,如何让异地入职的员工及时签署劳动合同,并做到及时归档,是一直非常困扰与杉科技的问题。劳动合同的依法合规是最主要的关切;另一方面纸张成本、快递成本、存放成本等,对与杉科技也是不小的负担。“比如电子合同我觉得可以局部的去尝试一下,以试点的形式逐步推行。”李雨飞希望借助北森的电子合同服务,在线解决异地合同签署问题,实现入职无纸化。

  • •利用数据

对于人力资源部的发展,李雨飞表示:“首先我们是要搭基础和搭架构,这一步去年基本完成了;第二步就是获得员工们的信任,然后帮助他们提升,实现员工幸福的企业文化;第三步,实现从HR角度帮助企业获得更好的经营发展。”

要获得员工的信任,需要充分利用包括系统在内的各种工具,不仅要保证HR流程环节的顺畅,还要让员工能够通过系统清晰看到自己全生命周期的发展情况。HR通过系统中的各种报表数据,掌握全部员工的发展情况,就可以给员工提供更多有针对性的发展建议。通过让员工更高频地使用系统,留下更多工作生活相关的痕迹数据,结合大数据建模分析,系统或许可以描绘更精准的员工需求与工作生活状态,并将各方面数据结合起来,给出准确的人力资源发展预测与建议。

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