中曼石油天然气集团股份有限公司

从一张表开始,这家石油巨头如何实现人力数字化起飞?

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从上海走向全球的中曼石油,已经成长为一家涵盖勘探开发、钻井工程、石油装备制造和油气技术服务四大领域的石油行业巨头。 中曼石油天然气集团股份有限公司,英文简称ZPEC,是一家专注于石油、天然气领域的国际知名综合性油气公司。

虽属于传统石油行业,且员工平均年龄达到39岁,但中曼石油的HRIS却非常年轻。丁宏源是一位90后,但从乙方软件实施到甲方HRIS,丁宏源的数字化实践经验并不少。对于中曼石油的人力资源数字化之路,丁宏源的感受也是十分深刻的。

「我们前期数字化基础是比较薄弱的,人员思维意识也相对固化,因此数字化转型过程推进曲折且独特,达成效果是比较显著的,但未来依然还有很长的路要走。」

一、必须要有清晰的“一张表”!从数据的烦恼说起

从中曼近些年的发展势头非常迅猛,油田板块以及工程板块业务获得快速增长,企业规模也快速扩张,去年中曼的中方员工还不到2000人,今年就增加到接近3000人了。

企业规模的增长必然需要更为成熟的管理,但数字化基础薄弱却为中曼带来了不少数据上的“烦恼”......

比如假勤方面,原来还是负责考勤的同事线下手工算考勤,不仅很累效果还不好,年假、调休假数据都不太准确。甚至还会出现有人休假休成负的还在休,有人还剩很多年假没休却忘记了的情况,人力部门也没办法一个个去查这样的事情。

纵观整体人力资源数据支撑,丁宏源发现原来的数据基础非常薄弱,缺失、错漏情况严重,有时还需要手动去补齐更正。如此一来系统内的数据可信度自然就很低,就连做盘点时,都不能直接使用系统数据。

诸如以上的烦恼非常多,对于中曼来说,要用数据来提升人力管理水平刻不容缓,建立一套有效的数据分析应用体系更是迫在眉睫。

但管理压力与挑战、历史基础数据薄弱、数据处理效率低等,也是中曼不得不面临的困难,好在其内部的数字化决心非常坚定。

二、如何创造业务真正需要的“一张表”?

2022年北森的项目上线后,很快就实现了招聘云、人事云、假勤云、薪酬云等模块基础数据的沉淀。

但在数据报表的具体落地工作中,如何确定分析逻辑,顺利落地并使用,对于中曼这样的传统企业并不是一件容易的事。

数据报表应用的挑战:

1、很多HR同事并非专业人力出身,面对数字化转型,对于自己需要什么并不是很清晰。
2、中曼全员的平均司龄是7.9年,在习惯了传统管理模式下,对新兴事物的接受程度实际上没有那么高。3、原先的很多业务没有成流程化、体系化,人员情况差异也比较大,如果按照标准完整的实施流程来做调研、配置、测试调整、培训、上线的话,项目进度很难推进...

因此,包括丁宏源在内的HRIS团队经过分析,最后从需求调研——方案制定——配置实施——测试调整——前台上线——持续优化等六个步骤,来落地报表应用。

比如着重在需求调研上多花精力,因为需要确保每张报表都是满足业务真正需要的,就必须了解业务对于数据的真实需求。他们会让业务部门提供需要的表格表头,根据表头了解他们到底需要哪些范围的数据,再去做一个充分的分析并形成方案,将这些需要的的数据抓取出来。

在具体实施上,中曼进行了流程简化,人力领导提大方向的要求,同时给予HRIS充分的授权,在过程中快速调整迭代,并及时做好宣贯推广,让一些流程和功能得以迅速上线并投入使用。报表应用落地路径:

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三、招聘效率提高,一张表全穿透

在中曼的数字化转型中,人力资源数字化可以说是最快、也最成功的。

比如在招聘环节,现在已经实现了从招聘需求提报、招聘职位管理、职位发布、人员简历收取、筛选、面试的统一管理,并搭建了自己的网申与内部推荐平台,用人部门简历筛选与安排面试直接线上发起即可。对于HR与业务部门来说,更简单轻松了,只要有手机,随时随地都能参与,信息共享十分便捷。

面试通过后,直接线上走offer审批,审批过程中就填好任职、薪资社保等信息,审批通过了就能引用信息到发给应聘者的邮件中,以往用邮箱手动填offer,发offer的繁琐操作彻底成为历史。

重要的是,所有的招聘数据也是实时对齐的。比如在校招场景中,以前的校招统一由一个招聘主管来管,每个岗位的招聘情况可能只有他一个人知道,领导或者业务方想了解具体的数据就要一次次去问,招聘主管也需要整理一段时间才能给反馈,沟通效率就比较低下。

而在系统里上线了报表功能之后,每个岗位或者每个学校,按照不同的维度去自动生成数据,无论是HRD还是招聘主管都可以看到数据,快速获取校招的实时情况。

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△ 校招数据分析报表:快速获取岗位招聘情况以及投入产出效果

四、人事效率提高,报表成了工作抓手

随着功能的不断上线,系统和数据开始应用得越来越得心应手,为中曼人力资源工作的开展提供了很好的抓手。

比较典型的是体现在对关键业务的监控上。之前经常存在一些业务办理不及时的情况,例如offer审批完了几天都没有发送出去、员工合同过期了还没有结束劳动关系或者续签、流程到一个节点几天了还没有处理等。

现在,一方面通过报表做了一个看板,将数据集中在一起给各人力负责人展示,让其作为工作抓手去跟进催办;另一方面是通过报表的「发现规则」设置了主动提醒,系统会自动给相关负责人发邮件、消息等提醒其处理相关事务。

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△ 报表订阅:将一些特殊情况数据,订阅给相应负责人查看

同时还有像人员结构、人员情况等每天都在变动的数据,HRIS也针对每个部门去做了看板,并每周进行推送,这样每个部门都能及时知道自己部门的情况,以触发可能需要的汇报、调整、优化等工作。

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△ 看板订阅:每周给各一二级部门负责人推送各自部门人员情况

五、不只是HR的工具,更是业务的好帮手

以前的系统只是HR内部使用的一个工具,但现在的中曼,包括五六十岁的门岗、保洁在内,每一位员工都有自己的账号。

他们能够随时登录系统办理自己的相关业务,所有的数据也是及时更新的,只要是他们需要的数据,就能根据需要配置报表,快速、实时的生成。在很多场景上,HR系统也成为了业务的好助手。

HR系统助力业务的落地场景举例:

由于中曼石油的行业特殊性,员工需要去到海外地区作业,就涉及到了很多证件的有效期问题。比如身份证护照、签证、油区通行证、井控证、受限空间作业证、消防证、急救证等,不但杂且多,一旦失效了没有处理就会产生很麻烦的后果。

针对这一场景,中曼将这些证件存储在了系统中,并基于报表功能给员工做了自动提醒,在证件到期前一段时间就会给员工及其负责人发送提醒,确保海外作业的正常开展。 

此外,各个部门也时常会需要一些人力数据进行业务上的辅助。

比如对于人员结构、离职洞察等,来进行团队提效,以前业务部门想要拿到这些数据,既慢,又不一定是自己想要的,但现在基于报表,已经大大提高了数据共享的效率和质量,业务部门可以随时获取想要的数据和洞察分析,无论是复盘、汇报、业务调整等各种场景,都能准确又高效地满足所需。

从上线至今,人力数字化系统为中曼带来的改变很多,比如流程更规范、数据更可信,效率得到显著提升等,但最重要的是,所有的员工都开始愿意进入系统处理事务,这让人力的工作得到尊重,也真正实现了全员人力数字化。


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