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上千员工的合同续签,没想到几个小时就轻松搞定

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一年一度的双十一就要到了,相信大家都已经做好了剁手的准备。而为人父母的伙伴们的购物车里,是不是已经加入了很多 babycare 家的母婴产品呢?
作为 babycare 的母公司夕尔控股自2017年起就与北森开始了人事系统的合作。在又一个双十一到来之际,夕尔的HR们紧锣密鼓地进行着全公司的劳动合同续签工作。

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 夕尔正在备战双十一


员工续签遇上双十一备战,令人头痛


2019 年 10 月 23 日杭州上峰产业园,夕尔控股总部会议室中,所有人都严阵以待,准备合同续签项目的启动会。夕尔的HR负责人晚晚最后一次与 HR SSC 同事们确认所有合 同已经准备就绪,PPT 在屏幕上的呈现没有问题。下午 2:00 夕尔第一批续签合同的 100 余名员工全部到场,他们将要进行劳动合同整体续签。

 

续签前,HR 负责人晚晚梳理了此次续签合同涉及的相关操作步骤及成本,发现整个项目耗时费力不说,成本也不低。


在不影响业务部门紧锣密鼓备战双十一的情况下,如何尽快进行整个合同续签项目,并且也不给 HR 团队小伙伴过大压力,这让晚晚头疼不已。


“电子合同 VS 纸质合同,问题迎刃而解”


正在晚晚为此次续签工作烦恼之际,北森的CSM郑乐向他介绍了北森电子合同。晚晚对电子合同与纸质合同进行了详细对比:

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电子地多的问查看签署的情况,防止漏签情况发生。


夕尔的 HR 团队对市面上的电子签厂商进行了一番考察之后,最终选择了北森的电子签方案。


对于这个选择,晚晚表示:


虽然北森不是专业做签章的,但北森对 HR 业务理解最深入,在合同的管理以及签署流程的管理上最为专业,合同到期还能自动提醒续签,让HR管理更规范。而且,由于我们使用了北森的核心人力产品,所有员工基本信息都在系统中,我们无需再多个系统间来回切换,减少信息重复录入,所有工作只做一次,没有重复劳动。另外,北森的 CSM 郑乐同学无论何时都能及 时回复问题,售后服务让我们放心。


“1000余名员工合同续签,2小时就完成,省时省力”


经过电子签模块的增购与配置,10 月 23  日,续签工作正式开始。此次夕尔的续签业务主要涉及杭州 2 个办公大厦的 1000 余名员工。


所有员工在部门BP的带领下,分批进行合同续签宣讲以及现场签署工作。

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 夕尔员工续签宣讲现场


集团HR负责人晚晚以及HR SSC团队的4名员工共同提供员工答疑,北森的CSM顾问也在现场随时提供技术支持。为保证签署质量,此次签署预计分为2天,共8批次执行,每次100余人。

下午 2:00 第一批员工进场。晚晚先对此次续签的情况进行了详细说明,再介绍了签署的流程及注意事项,HR SSC 的同事们就向现场员工发放了签署链接。

 

员工用手机点击链接后,通过人脸识别认证通过,才能看到自己的《劳动合同》,确认信息后,员工直接通过手机即可完成签署工作


签完字,还需要通过认证才能确认签署完成。整个过程中,前后 2 次认证,确保合同只有本人才能看到,同时确认签署人是员工本人,整个签署过程安全合法

签署完成后,HR SSC 的同事能够看到全员签署的进展,20 分钟内,所有人的签署基本完成。HR一键确认,就完成了所有合同的审批盖章工作,同时合同就自动发送给员工,员工也可以随时随地查看自己的合同了

 由于整个过程非常顺利,原计划需要占用整个下午的签署过程,基本在2个小时左右就全部顺利完成


HR SSC 团队的负责人木木拍着郑乐的肩膀说:“这电子签真不错,现场签完, 所有流程就都搞定了,签署、盖章、保存、发放一条龙完成,真是方便啊!电子签我们很早就想做了,北森替我们实现了,这次员工的体验也特别棒。没想到今天可以早点下班啦。”


“公司的高速发展得益于对于人才管理一如既往的重视和投入”


除了使用电子签,夕尔还使用了北森的核心人力、森福利、个税通、HRIS、招聘、测评等多项产品和服务,是北森人才管理一体化深度应用的客户。从 2017 年牵手北森开始,北 森一直是夕尔高速成长道路上的优质伙伴,见证了夕尔的快速成长。

3 年的高速成长,夕尔的人力资源管理也在组织变革、内部人才培养、梯队搭建、薪酬的内外部平衡等多方面遇到了挑战,但夕尔控股职能事务线副总裁郑安杰觉得,这些挑战夕尔都度过得相对平稳。

这得益于在公司成立之初,夕尔就在人力资源的建设上做了重金投入。

在 2017 年,夕尔就在郑总的推动下,采购了北森的核心人力系统。郑总认为,作为管理层,要站在更高的视角去看公司的发展。


当时我们坚信公司未来会有倍速的发展,那么我们就希望在一开始做到员工发展与效率之间的平衡。


虽然在 100 多人的时候,用 excel一样可以把人管得很好,但是如果用人来做数据收集和二传手的工作,一个是很难跟上业务的快速发展,很容易让人力资源管理未来陷入数据的黑洞里, 另一方面,这些岗位未来也会被系统取代,到那时裁掉这些员工也是对他们的不负责任。


因此,从一开始我们就想改变这种情况,让员工远离这种时刻被取代的危机。

在夕尔内部,对人才的重视以及尊重体现在管理的各个方面。


从人才招聘开始,直至后续的 Onboarding、人事的入离调转及各类流程,甚至包括员工的差旅、福利,夕尔都通过系统为员工提供高效优质的体验。


比如入职通过北森让员工提前上传材料;在内部审批流 程上,通过行业成功实践的指引,夕尔的大多数人事业务审批都做到了 2 步审核,在线完成,去除了不必要的中间环节,同时也使业务审批与办理效率更高,员工满意度也有大幅的 提升。

郑总表示:“北森一体化管理解决方案,为我们提供了‘空中加油站’,通过人力数据化、流程化和标准化,实现了人力资源技术的升级,为人力效能提升带来了更多的赋能机会。


在未来夕尔将进一步扩充品类及丰富产品线,并在供应链管理上发力,推动整个母婴行业的供应链品质提升,及产品的升级,给消费者带来更多更好的选择。


在人才管理上,夕尔也将根据业务的进一步扩展,吸收更多志同道合的朋友加入,同时,也会继续给内部员工提供更多发展空间,试错和接触更多业务的机会,让基层员工快速成长起来,给企业注入源源不断的动力。


通过与北森的合作,夕尔也将对人才梯队的建设,以及人才能力的评价提供更多数 字化依据,并帮助员工快速成长。


夕尔控股职能事务线副总裁郑安杰在给北森的寄语中也说到:“希望未来北森发展的 更好,同时也期待在更多领域与北森合作!

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