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杭州缦图摄影有限公司

人力资源数字化下半场,海马体快速扩张的秘密

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缦图摄影是一家专门提供摄影及美学服务的公司,2011年成立至今,旗下已有包括海马体照相馆、缦图摄影在内的六大品牌。

2015年开始,缦图摄影步入发展快车道,差不多只用了5年时间,全国门店数量便超过470家,2020年以来尽管受到疫情影响,但依然保持着每年新开150家门店的速度。与此同时,员工数量也在成倍增加,目前员工数已突破7000人。

那么,是什么力量支撑着缦图快速扩张?又是用什么方式让这7000多分布在各地的员工既有牌面儿、又能保持着同样的节奏?

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一、起跑、冲刺 

2017年,在连锁行业有着十几年的人力资源管理经验的王向阳加入缦图,挑起了为缦图保驾护航的重任。

这副担子可不轻。自2016年开始,海马体照相馆开始受到越来越多年轻人和职场人群追捧,业务瞬间爆发式增长,与此同时线下开店速度也在小步快跑。也就从那一年开始,缦图步入了快速发展期,但人力资源管理并没有跟上业务发展的脚步,仍停留在传统人事管理阶段。

王向阳便是在这一时期加入缦图的。


海马体王向阳

缦图摄影HRD 王向阳先生

与以往不同的是,这是一条百米赛道,并且没有留给他们太多的“热身”时间。从站上起跑线的那一刻起,便要全力冲刺。

2018年开始,缦图人力资源全面发力,并开始步入专业化、精细化阶段,以三支柱为核心的人力资源管理体系也形成于此间。

经过两年时间的跑步前进,让缦图的人力资源得以与业务齐头并进。2020年疫情的出现,使得公司步伐慢了下来,但这也恰好是难得的调整机会,可以借此机会构建起公司的核心壁垒。于是,他们又开始向战略人力资源管理转型,由此开启了聚焦战略、面向业务、注重组织能力建设的信息化人力资源管理

二、姿势决定了能跑多快、跑多远 

王向阳此前所处的行业大多和服装连锁有关,并且员工规模也都在万人以上,就人员数量和人力资源专业性而言,缦图对他来说没什么挑战。所不同的是,缦图与传统连锁行业有着本质上的不同。

首先,这是一家有着互联网基因的公司。缦图倡导“轻、快、简”的理念,颠覆了传统影楼的高门槛,抓住用户的需求痛点,通过线上预约、照片上传至云端、用技术实现自动化、标准化等方式,让走进照相馆记录生活变成高频、常态化。

其次,缦图是一家年轻的公司。这个“年轻”不仅体现在客户以大学生和初入职场的人群为主,还体现在公司的员工普遍年轻化,平均年龄只有二十几岁。

第三是发展迅猛、爆发力强。缦图从最初只有几家门店扩充到全国400多家门店,时间集中在2016年之后的短短三年时间里。要知道,人员规模扩大一倍,对管理带来的难度就是几倍,甚至十几倍。

一边是年轻态的互联网公司,另一边又是急速扩张的门店与员工数量,加上缦图对人力资源的定位并不是简单的处理一些事务性工作,更希望人力资源赋能于战略、组织和业务。

刚进入公司的那段时间,王向阳思考最多的是如何管理日益“膨胀”的公司——面对分散在各地的门店和迅速扩充的队伍,如何保证指令的畅通、执行力的一致性,以及文化的纯粹性?

传统零售企业普遍采用总部+分公司的模式,但不一定适合缦图。“摄影不是一个高频的业务模式,很难像服装或快速消费品行业那样在同一个商圈密集地开设多家门店,所以总部+分公司的模式会使其边际成本非常高。”

最终,他们选择走一条不同于多数企业的创新管理之路。

三、一条难而正确的路 

“不设立分公司,而是采用总部直管门店的模式,通过先信息化、再数字化的方式提升管理效率。”这是公司决策层思考了很久之后最终做出的选择。

人力资源系统可以拉近空间距离,也可以让原本松散的员工分布得以聚焦,另外对于缦图分散的门店模式,如果采用分公司的模式会提升管控成本,借助人力资源数字化、系统和工具的使用,提升效率的同时,还能降低管理成本。”

但这条路充满了挑战。在内部,缦图始终提倡员工自驱和人性化的管理,如同一枚硬币的两面,各有利弊。

“相较缦图而言,反而是传统连锁行业对信息化接受程度更高,主要缘于其整体的管理模式、稳定性和持久性都很强,加之制度、流程较固化,依靠系统去管理很容易标准化。对于缦图这种新兴业态来说,一切的管理手段都要以人性化为前提,这就极易出现‘千人千面’,很多人力资源系统都需要考虑个性化的一面。”

此外,信息化、系统化虽然对构建敏捷组织、提升效率大有裨益,但它并非“万灵丹”,如果没有流程、制度和文化做后盾,信息化就是空中楼阁。因此,信息化之前需要先厘清管理几大障碍。

之前的2017-2019年,人力资源团队做了大量准备工作,从人力资源资源的流程再造入手,梳理底层制度与流程、盘点人才、建立人才与岗位认证资格体系、确定人才标准和画像,此外还搭建起一套以店长/经理为核心的人才培训体系,建立以组织绩效、部门绩效、岗位绩效的一整套绩效分解体系。

显然,这是一条难而正确的路……

四、信息化路上的“陪跑员” 

2019年,缦图的人力资源信息化建设准备就绪。但选择哪家服务商,又是一道难题。


在此之前,缦图一直在用自研的一套基础人事系统,随着业务和人员的快速发展,这套系统很快就显得“捉襟见肘”。“考虑到自研升级成本太高,另外在人力资源技术方面的经验也不足,尤其涉及到业务与技术的融合部分,并非技术团队的长项,所以决定寻找合作伙伴。

“我们当时找了很多HR SaaS服务商,国内的几乎都找遍了,几家全球知名的人力资源服务商也找了,最终选择了北森。”王向阳说,之所以在众多的服务商中选择北森,“是他们过往有非常多的成功经验,其中不乏类似缦图这样的客户,最重要的是北森‘以客户为中心’的服务理念和对人力资源&业务&技术三者的理解,最终打动了我们。”

事实证明,缦图的选择是正确的。在其推动人力资源信息化的过程中,北森就像一位“陪跑员”,一路伴随左右。

在缦图长达三年的人力资源信息化过程中,最先切入的模块是测评和人才管理。

摄影行业相较新兴产业而言还算传统,但缦图重新定义了这个行业,但也因此带来很多新的管理挑战。

首先是对于关键人才的培养,缦图有470多位店长,并且门店数量还在不断扩充,如何快速培养这些人才,成了首要问题。此前他们采用的是传统线下培训模式,平时各门店按照总部的要求自行组织培训,每年再集中到总部培训一次。但这种做法不但耗时费力,效果也不好。 

其次是对基层员工培训。缦图很大一部分人员来自传统影楼,但囿于两种业态的业务模式、企业文化都有所不同,这些人进入后并不能立即上岗,如何让这些员工实现快速上岗,又是一大挑战。

第三是管理成本。“去分公司化”的管理模式决定了店长不仅对门店的经营负责,还要肩负起各项事务性工作,这就需要他们对接采购、供应链、人事、行政、财务等不同部门。如何为店长减负,也是他们面对的一大难题。

“我们与北森的合作最先从人才测评与盘点开始,明确了缦图的人才与岗位体系,之后又陆续上线了电子签系统、人才管理系统、员工培训系统。现在从招聘、组织人事、电子签、考勤、培训、人才盘点,都实现了信息化。”

人力资源信息化极大提升了效率,以最基础的人员入转调离为例,过去员工从通过面试到正式入职往往需要半个月时间,上线北森的电子签系统后只需要十几分钟,“仅此一个流程就至少节省5个HR岗位,全国470个店长平均每月节省出2天时间。

此外,电子签也节省了快递纸质合同的成本,同时大大降低了人工办理入职的错签、漏签风险,候选人体验也很好。”

信息化也解决了过去人才培训“老大难”问题。我们成立了线上技术督导带教团队,建立了包括企业文化、门店管理、化妆、摄影等在内的一系列课程体系,最大限度地缩短了新员工上岗的时间。在人才培训方面缦图正在推进的是,如何通过数字化实现培训效果的评估。   

“我们会打通培训课程、培训评估、培训反馈的完整闭环,通过AI智能评分系统发现员工的短板,比如通过培训我们发现某位化妆师画眉毛是他的短板,因为系统每次对其这项技能的评分都很低,接下来智能培训平台就会推送给他相应的课程,培训后评分系统显示他改善了这个短板,以此实现量化培训效果。”

五、人力资源数字化的下半场 

缦图的人力资源信息化进程有一张明确的时间表,按照规划,目前的信息化只是人力资源转型的1.0阶段,“通过信息化助力公司各项决策,但还没有和业务实现无缝衔接。”接下来的2.0阶段人力资源将和各业务模块打通,全面实现数字化,“到那个时候,我们将通过用户‘旅程地图’找到我们的改善点,人力资源的重心将围绕业务目标展开。”

十几年的人力资源管理经验,王向阳始终认为HR与业务是一种共生关系,人力资源的所有工作都应该围绕组织、战略、业务展开,“尤其是服务行业,一切以满足顾客的需求为根本,而服务的好与坏取决于人。所以HR的一项重要使命就是服务好我们的员工,员工就是HR的客户,员工满意了,他们才会更好地为外部客户提供服务。”

在他看来,信息化、数字化只是一种管理的行为和手段,更重要的是数字化的同时体现管理的人性化,这是数字时代对HR提出的挑战。

“未来,HR的战略是数字化,人力资源部的定位也不再是传统的事务性工作,而是借助数字化的理念、工具和方法论去真正赋能于组织、战略和业务。”

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